事業單位人事資料的規范化管理

人事檔案管理是事業單位運行的重要支柱。為保證事業單位的各項工作高效有序開展，應不斷提升人事檔案管理工作的效率與質量。為此，現針對事業單位人事檔案的規范化管理工作進行研究，并重點圍繞人事檔案管理的要點、規范化管理的重要性，以及實現規范化管理的策略進行論述。

為推動我國事業單位高質量發展，最大限度地發揮事業單位的社會服務效能，可以從事業單位的人事檔案管理工作入手，積極推動人事檔案的規范化管理，挖掘人事檔案管理工作的潛在價值，使其發揮出檔案知識服務的作用，解決當下事業單位在運行過程中存在的問題，建構規范化、信息化的人事檔案管理新模式。

事業單位人事檔案規范化管理的重要性

提升人事檔案管理工作效能

人事檔案規范化管理工作的開展能夠有效優化檔案管理流程，明確各個崗位職責，使得檔案管理人員各司其職，共同提升事業單位人事檔案管理工作效能，為事業單位各項工作的開展提供有力支持。

主動規避檔案管理遺漏問題

以往，事業單位人事檔案管理過程中經常出現檔案信息不全、材料遺漏等問題，這給檔案管理工作的開展帶來了消極影響。在解決該問題時，可以積極推動事業單位人事檔案管理工作的規范化，以保證各個工作環節環環相扣，從而規避檔案管理遺漏問題的出現。

確保人事檔案內容的真實性

人事檔案內容的真實性將直接影響事業單位各項工作的開展效果。因此，要加強人事檔案規范化管理，突出“三齡兩歷一身份”審核的規范化，進行科學嚴謹的審核鑒別，挑出材料中的問題，并及時進行查證，以便為后續人事檔案的管理提供依據。

助力單位公共服務效能提升

事業單位在推進公共服務時，需要以公職人員為抓手，為人民群眾提供高效、有保障的公共服務。通過對人事檔案進行規范化管理，實現對公職人員能力與職位的精準匹配，助力事業單位社會公共服務效能不斷提升。

推動信息化人事檔案管理

在信息化技術賦能的時代背景下，為了全面發揮人事檔案規范化管理的優勢，事業單位應當積極推動人事檔案管理的信息化建設，發揮人事檔案信息化建設的安全管理、數據管理、系統管理優勢，確保實現對人事檔案的信息化管理。

事業單位人事檔案規范化管理的具體舉措

推動人事檔案管理制度的規范化

1.責任制度規范化

新時期在推動人事檔案規范化管理時，應當突出責任制度規范化建設，通過大量的人事檔案管理案例分析可知，多數負面案例的發生都是因為人事檔案管理責任制度沒有得到有效執行，以至于形式主義問題長期存在。

在檔案管理責任制度規范化建設過程時，為不斷增強檔案管理人員的責任感與使命感，可以從領導責任、管理責任、政治責任三個維度切入，制定責任明確的人事檔案管理責任制度，明確檔案管理人員需要履行的義務與職責，以及出現問題后需要承擔的后果，以此調動管理人員的主觀能動性。

在對各個崗位的責任進行界定時，應當詳細界定崗位職責、責任后果、追責時限、責任環節等。同時，管理人員應當圍繞崗位職責，重點對檔案敏感信息進行審核，并遵循凡提必審、凡進必審、凡轉必審的核心原則，進而明確各個責任主體的工作內容與工作目標，確保各個責任主體能夠承擔相應的職責，履行其相應的義務，保證事業單位人事檔案管理的有效性。

在界定事件問責時限時，應當根據事件涉及的具體內容、具體性質，科學準確地界定責任追究的時限。鑒于人事檔案管理工作的特殊性，在進行責任追究時，相關責任人是否在對應崗位，并不影響問責工作的開展。在對重大事件進行責任追究時，應采取終身追責制度，以確保每一位工作人員都兢兢業業地工作，從而主動規避人事檔案管理中的各類風險。

2.審核制度規范化

《干部人事檔案工作條例》（下文簡稱為《條例》）對事業單位人事檔案審核管理機制進行了創新，明確了人事檔案審核管理的重點環節以及必須遵循的全面審核原則。事業單位人事檔案管理人員在對檔案資料信息進行審核時，應當明確審核的核心要求，如檔案材料是否齊全、檔案內容是否真實、檔案材料記載內容之間的關聯性是否合理、檔案材料是否會影響到公職人員的崗位安排，等等。

審核制度的規范化能夠為事業單位人事檔案的動態管理提供有力保障。同時，規范化審核制度的運行能夠有效提升黨的公信力與執政效力，以免有人在人事檔案上做手腳，影響事業單位相關工作的正常開展。如“三齡兩歷一身份”審核工作的開展可以有效保證公職隊伍的純潔性，不斷推動事業單位公職核心團隊的建設，體現出了規范化審核制度運行的現實效能。

3.監督制度規范化

在事業單位人事檔案監督制度規范化建設過程中，應當圍繞《條例》中的規定，不斷對人事檔案監督管理細節進行優化完善，推動檔案管理監督制度的規范化。具體工作的開展可以從以下幾個方面進行：事業單位的黨委領導負有對人事檔案管理工作的監督職責，紀檢監察機關應當依法對人事檔案管理工作進行監督，巡視巡察機構需要根據相關巡察規定對事業單位人事檔案管理工作進行監督檢查，基層干部與群眾可以對人事檔案管理中的違法違紀行為進行檢舉。

事業單位可以通過建構具有系統性、規范化、標準化的監督工作制度，明確各方監督主體的責任，并為其賦權，使其能夠對事業單位人事檔案管理工作進行全過程、全方位的監督，有效發揮規范化監督制度的價值，使得事業單位不斷完善與優化人事檔案管理工作模式，積極貫徹《條例》中的各項要求，提升人事檔案管理工作效能。

推動人事檔案管理流程的規范化

人事檔案管理流程直接影響到最終的工作成效。為此，事業單位在進行人事檔案管理時，應當基于干部人才管理的原則與規定，有序推動管理流程的規范化，為人事檔案管理工作的開展提供依據，避免個別人員肆意而為，影響人事檔案管理工作的安全性�？茖W規范的管理流程能夠有效提升人事檔案管理工作的真實性與有效性。

不斷推動事業單位人事檔案管理流程的規范化，可以有效彌補當下人事檔案管理流程中的漏洞，降低錯誤的發生率。同時，標準規范的人事檔案管理流程可以保證人事檔案數據信息的真實性，為事業單位的人事任免調動提供權威可信的參考，從而保證事業單位各項工作開展的有效性。

人事檔案管理工作的核心價值在于檔案信息的真實性與全面性。如果人事檔案管理工作中出現材料造假、資料遺漏等問題，將對人事檔案管理工作造成直接的負面影響。鑒于此，在人事檔案管理流程規范化建設過程中，應當從容易出錯的關鍵環節入手，如干部審查、職工考核、人才調轉、干部提拔、職工檔案接收與轉遞等，保證每一個工作環節都嚴格執行檔案管理流程要求，為人事檔案管理工作開展提供有力支持。

比如，在職務職稱評審管理、干部考核審查管理、職工獎懲公正性審核時，均應充分發揮出人事檔案管理的效能，及時發現相關工作中存在的疑點，并搜集更多資料文件進行佐證核實，確保事業單位各項工作的有序開展，以及人事檔案數據信息的真實性與全面性。

“三齡兩歷一身份”審核規范化

1.年齡審核

在對事業單位公職人員的年齡信息進行審核時，應當明確農歷與公歷的差別，保證登記信息準確無誤；在審核時必須秉持公平、公正的原則，對公職人員入學、工作、入伍、入團、入黨的年齡進行核實。

若發現存在誤差，則需要恢復真實年齡；若檔案登記年齡需要進行農歷與公歷換算時，則需要根據檔案備注的信息進行換算。若登記欄并未備注，則不對其進行換算；在審核公職人員的年齡時，應當對年齡的真實性進行核對，避免有人惡意涂改，進而重復獲利，侵害國家公共財產。

2.工齡審核

工齡信息審核工作非常重要，在事業單位人事檔案規范化管理過程中，應當核實公職人員的工作時間。這是因為早期填寫時，存在個別人員的字跡潦草，審核人員無法準確辨認的情況；還有部分人員故意填寫錯誤信息，謀取私利。為此，在工齡審核時，應當以招工地登記批準時間為準；或以院校分配工作轉正的時間為準；或以退伍軍人轉業登記時間為準；或以原始的有效證明材料為準。

3.黨齡審核

在對黨員干部的黨齡進行審核時，需要嚴謹比較核對黨員干部的個人檔案資料。如果相應的檔案文件袋中缺乏入黨材料，或入黨時間填寫錯誤，檔案管理人員就應以入黨志愿書上的日期為準進行補充；或對黨員干部的入黨資料進行核查，修正入黨時間，確保黨員干部黨齡計算準確。

4.學歷審核

在對公職人員的學歷進行審核時，為杜絕偽造學歷的惡劣問題，應當在學信網中進行查詢。若干部畢業時間較早，學信網未收錄相關信息，則應當根據相關干部的成績表、畢業證、錄取通知書等材料進行核對，以保證每一位公職人員的學歷準確無誤。

5.工作經歷審核

事業單位在對職工的工作經歷資料進行審核時，應當全面收集相關任職文件資料，避免因材料不充分而影響職工的工作經歷審核。如在職工的工作經歷認定過程中，應當基于干部職工的任免審批表與干部履歷表，并收集相關的登記表、勞動合同、職稱材料，作出客觀公正的評估判斷。

6.個人身份審核

在對公職人員的個人身份進行審核認定時，應當以國家公職人員錄用名冊、轉正定級審批表、報道證等材料為準，對職工的個人身份進行審核判定，避免出現人員身份不明的問題，對人事檔案的管理工作造成不利影響。

人事檔案信息化管理的規范化

1.檔案室的改造

為推動人事檔案信息化管理的規范化，事業單位可以對檔案室進行合理改造，根據實際工作需求采購相關的信息化設備儀器，如圖1為某事業單位進行檔案室改造時采購的人事檔案回轉柜。同時，為保證信息化檔案管理工作的有效開展，該單位配置了如下設備：空氣凈化器、除濕機、滅火器、打孔機、切紙機、復印機、打印機、掃描儀、臺式電腦等。

圖1 人事檔案回轉柜結構示意圖（圖片來源：https://kns.cnki.net/kcms2/article/abstract?v=3uoqIhG8C475KOm_zrgu4lQARvep2SAkyRJRH-nhEQBuKg4okgcHYuyqvNzQUICUCW4QEruwAanerTXp-j8To1VGswIvStdm&uniplatform=NZKPT）

2.材料信息化采集管理

為充分發揮人事檔案信息化采集管理系統的運行優勢，可以根據《條例》中的要求，開發信息化采集管理功能，如檔案出庫、整理編碼、目錄錄入、材料掃描、數據初審、數據復審、打印裝訂、檔案入口、高清制作、二次復審等。如圖2為高清制作環節的人事檔案信息化處理前后比較。從圖中可以直觀地看出，經過圖像糾偏、裁邊處理后，圖像的美觀性得到了提升，這為人事檔案的數字化存檔管理提供了支持。

圖2 人事檔案信息化的高清處理前后比較

（圖片來源：https://kns.cnki.net/kcms2/article/abstract?v=3uoqIhG8C475KOm_zrgu4lQARvep2SAkyRJRH-nhEQBuKg4okgcHYuyqvNzQUICUCW4QEruwAanerTXp-j8To1VGswIvStdm&uniplatform=NZKPT）

綜上所述，文章闡述了事業單位人事檔案規范化管理的實踐路徑，旨在通過理論分析說明人事檔案規范化管理的重要性與必要性。由于筆者能力有限，在研究本課題時，只從有限的認知范疇內提出了一些個人建議。在此，期望文中關于人事檔案規范化管理的策略可以為同行提供一定的參考，繼而解決其在實際工作中遇到的問題。