PDCA循環聯合互聯網在醫院檔案管理中的應用

   在“互聯網+”大環境下，醫院檔案管理工作的采用技術與工作方式都發生了改變，如何將互聯網技術有效地應用于檔案管理工作，推動新型檔案管理工作方式的建立，成為當前亟待解決的問題�，F以“互聯網+”PDCA模式為切入點，探討“互聯網+”PDCA模式在醫院檔案管理工作中的具體應用方法，旨在運用PDCA循環的“互聯網+”管理模式，建立一套全新的檔案管理系統，促進檔案管理信息化的普及與應用。

在各個科室協同工作的過程中，醫院逐步形成了一套完整的檔案管理體系。，醫院檔案主要包括黨群管理檔案、行政管理檔案、醫學科研檔案、醫療管理檔案、基礎建設檔案、財會工作檔案、統計工作檔案等。鑒于目前檔案資料的管理系統比較復雜，檔案數量也比較多，因此要對檔案的管理方式進行改革，這是一種有效推進文件工作科學化的嘗試，也是一種有效提高文件利用效率的方法。新時代，互聯網技術在醫療工作中的應用越來越廣泛，可以將互聯網技術和PDCA循環有機結合起來，以推動醫療工作的順利開展，方便醫療資源的整合和利用。

PDCA循環理論概述

PDCA循環又稱戴明環，這一工作方法由美國質量管理專家沃特·阿曼德·休哈特首先提出，并由戴明采納、宣傳，最終獲得普及，這一工作方法是質量管理的科學方法。PDCA循環主要包含四個階段：計劃（Plan）、執行（Do）、檢查（Check）和處理（Action）。PDCA循環應用于醫院檔案管理工作主要有兩個優點。一是PDCA循環本身具備較強的系統性，能幫助工作人員從整體上把握醫院檔案管理工作；二是將PDCA循環應用到醫院檔案管理中，有利于提升檔案管理工作的質量，滿足人們日益提高的信息服務需求。首先，PDCA循環包含了質量管理工作中最基礎的四個環節：計劃、執行、檢查和處理，每個環節都要有一定的邏輯關系和嚴格的步驟。其次，PDCA循環是一個閉環系統，循環過程中存在著兩種基本關系，即先后順序關系和相互促進關系。在醫院檔案管理工作中應用PDCA循環來分析和解決問題，這是一個先有目標后有計劃、先有行動后有檢查、先有檢查后有處置的過程。最后，在醫院檔案管理工作中應用PDCA循環方法能為醫院檔案管理工作提供科學的依據和指導方法。

       PDCA循環聯合互聯網在醫院檔案管理中的應用

計劃階段

計劃階段是PDCA循環的起始階段，在該階段，檔案管理者首先要明確需要開展哪些工作。在“互聯網+”背景下，醫院檔案管理工作可以依托互聯網平臺，對檔案管理工作進行全方位的管理。首先，醫院可以根據自身情況建立檔案信息資源庫；其次，通過在檔案信息資源庫中建立知識庫，可以提高知識的查詢和利用效率，從而使醫院對現有知識進行系統化處理，實現知識的共享和應用。在計劃階段建立知識數據庫主要有兩個目的：一方面是為了實現醫院檔案管理工作的自動化和規范化，提高檔案管理工作的效率；另一方面是為了提升醫院檔案管理工作人員的知識水平。知識庫可以對專家學者的科研成果及相關新聞資訊進行智能化整理和分析，從而提高知識篩選效率。例如，可以通過關鍵詞對已有科研成果實現快速檢索，進而實現知識共享。

執行階段

執行階段是PDCA循環的第二個環節。這一階段主要包含計劃與實施兩個方面，醫院檔案管理工作要從多個方面出發，通過運用PDCA循環的科學方法來實現醫院檔案管理工作質量和效率的提升。在執行階段，主要對計劃階段制定的工作內容進行落實，即根據醫院檔案管理工作的實際情況，有針對性地對計劃進行修改和調整。由于PDCA循環具有不斷解決問題的特點，所以在醫院檔案管理工作中應用PDCA循環方法能夠從整體上把握計劃的具體內容和落實方法�？傮w而言，PDCA循環方法具有以下優點。一是PDCA循環方法能夠指導醫院檔案管理工作實施，提高醫院檔案管理工作的效率；二是PDCA循環方法有利于對醫院檔案管理過程中出現的問題進行分析和總結；三是PDCA循環方法有利于解決醫院檔案管理工作中出現的新問題，提高醫院檔案管理工作的水平。另外，在執行階段，要根據電子文件和電子檔案的實際情況開展工作。當前，電子文件和電子檔案管理方面還存在一定問題，主要表現為缺乏統一規范的管理機制以及電子文件歸檔與電子檔案利用之間存在矛盾等。在利用互聯網技術對醫院數據進行采集、傳輸、處理、存儲以及展示等過程中也需要利用PDCA循環方法來保證其科學性和合理性。

檢查階段

醫院檔案管理的檢查階段是指對醫院檔案管理工作進行自查、反饋以及改進等。檢查階段的工作可以有效解決醫院檔案管理過程中出現的問題，提高檔案管理工作的質量，為下一個階段的PDCA循環打下良好的基礎。首先，將互聯網管理模式應用于醫院檔案管理的檢查階段，有助于將傳統的現場監督方式轉變為在線監督方式�，F場監督方式是指工作人員到現場對相關文件的完整性、準確性等進行核實和檢查。在線監督方式是指將文件資料提交到相關系統中，由系統自動對其進行審核。在線監督的方式可以保證文件資料的真實性、完整性。其次，應用聯網管理模式進行檢查，可以實現醫院檔案管理工作的全面、高效、可持續發展。傳統的現場監督檢查過程較為耗時，這對醫院檔案管理工作造成了一定的影響，通過互聯網管理模式進行檢查能夠有效避免這些現象�；ヂ摼W管理模式下，醫院檔案管理工作能夠利用技術手段實現全過程管理和質量控制，通過相關記錄可以實時跟蹤和監督檔案管理工作，實現了對醫院檔案信息資源的保護和開發�；ヂ摼W管理模式下的檢查環節不僅能夠有效地提高醫院檔案管理工作的效率，也有利于提高醫院檔案管理工作的質量。在傳統的監督檢查中一旦發現問題就需要人工去糾正問題、解決問題，這種方法容易出現錯誤。但是運用互聯網管理模式來進行檢查則不會出現這種問題，這種模式下一旦發現問題就能夠及時反饋給相關負責人并加以解決，具有較強的主動性。

處理階段

對醫院檔案管理工作進行有效處理，將會使醫院檔案管理工作更加規范化、系統化，從而達到一個新的高度。因此，在信息時代，要想提升檔案管理工作的效果，就必須在醫院檔案管理工作的處理階段不斷進行改革和創新，重點關注檔案管理工作中存在的一些問題和失誤，同時總結經驗教訓，找到問題的根源，實現檔案資源共享，提升檔案管理的科學性。只有對處理過程中產生的問題進行科學的分析，并對計劃階段的工作進行相應的改革和完善，才能最終形成一個完整的、可持續的發展機制。醫院應主動聽取檔案管理工作人員的建議，促進檔案管理工作形成良性的發展機制。例如，在“互聯網+”背景下，基于PDCA循環，利用網絡技術進行檔案管理可以實現檔案的高效標識，完善檔案的啟動和鑒定功能。在檔案資源快要到期的時候，系統能夠自動地識別和啟動，并向檔案管理員自動發送提示信息，檔案管理人員可以對檔案資源進行評估，并依據評估結果重新設定檔案的屬性。沒有利用價值的檔案將會被系統自動銷毀，并且在檔案銷毀數據庫中也能夠查找到已被銷毀的檔案。這樣就可以將互聯網技術運用到檔案管理中，從而極大地促進檔案管理的全面革新，并逐漸提升檔案管理的整體水平。

       互聯網聯合PDCA循環應用于醫院檔案管理的效果

在“互聯網+”背景下，將PDCA循環和互聯網技術相結合，可充分發揮互聯網技術在醫院檔案管理中的作用和PDCA循環在醫院檔案管理中的優勢，提高醫院檔案管理的工作效率，促進醫院檔案制度的改革。

有利于提高檔案管理的信息化水平

隨著信息技術的迅速發展，醫院檔案管理要適應時代發展的需要，及時更新的檔案管理模式�，F代醫院檔案管理信息化建設分為兩個階段，第一階段是信息技術在檔案管理中的應用，第二階段是信息技術和檔案管理工作的有機結合。當前，我國多數醫院的檔案管理工作還停留在第一階段，而且仍有很多醫院尚未實現網絡化管理。因此，要想實現信息化管理，就必須對現有的檔案資源進行整合，實現資源共享。醫院要成立專門的檔案管理部門，配備專業的電腦和打印機等硬件設施，同時還要注重人員素質的提高。隨著信息技術的發展，可以通過網絡和移動設備來實現檔案信息資源的共享。

有利于提升檔案管理人員的專業素質

醫院檔案管理人員的專業素質直接影響著檔案管理工作的效率和質量，因此，必須加大對檔案管理人員的培訓力度，不斷提高其業務能力和綜合素質。首先，醫院管理者應從思想上認識到檔案管理工作的重要性；其次，應加強對檔案管理人員計算機、網絡安全等方面的培訓，使其能夠熟練掌握檔案管理軟件的使用方法，熟練運用數據庫技術、網絡安全技術等對檔案信息進行收集、整理和開發利用；最后，應通過開展交流活動來提高檔案管理人員的綜合素質，不斷提高檔案管理人員的專業知識水平與業務技能，并通過考核來提高員工的工作積極性，激發其對工作的熱情，促使醫院檔案管理工作順利開展。

能夠使檔案管理工作變得更加方便快捷

隨著“互聯網+”時代的到來，利用互聯網技術進行醫院檔案管理，可以極大地提升醫院檔案管理工作的質量和效率。在具體實踐中，將互聯網聯合PDCA循環應用于醫院檔案管理，能夠實現對各個流程的規范化管理，使得檔案管理工作更加方便快捷。首先是在醫院各科室中推廣使用PDCA循環理論，按照計劃、執行、檢查、處理四個步驟進行醫院檔案管理工作，從而提高各個科室檔案管理的規范化程度和工作效率。其次是在互聯網平臺上建立一套檔案管理工作的標準體系，從流程上明確各個環節的職責分工，以PDCA循環理論為指導，進一步完善各流程、規范各環節，從而確保實現醫院檔案的規范化管理。最后是對PDCA循環應用于醫院檔案管理的效果進行評估和分析，根據評估結果對PDCA循環理論加以優化調整，使其能夠更好地應用于實際工作中。

此外，隨著社會的發展，人們對檔案管理工作的要求越來越高，檔案管理工作人員要與時俱進，在工作中不斷提高自己的能力。在檔案管理過程中會出現很多問題，比如有些文件資料的歸檔不符合要求；檔案數量龐大，查找效率低下；文件資料數量多且分散等，PDCA循環聯合互聯網能夠讓這些問題迎刃而解。利用PDCA循環對檔案進行分類處理，能夠更好地分類管理檔案，既可以提高檔案管理人員的工作效率，也可以使檔案的查找和使用更加便捷。在文件資料歸檔完成后，可以利用PDCA循環對這些資料進行審核和整理。通過PDCA循環，檔案管理人員能夠及時發現并處理檔案中的信息錯誤和不完整之處。而利用互聯網技術能夠使檔案管理人員與公眾之間的溝通變得更加便捷。在這個過程中，檔案管理人員可以及時接收反饋并解決問題，從而滿足用戶的需求。

綜上所述，PDCA循環聯合互聯網模式在醫院檔案管理中的應用是一種新型的管理模式，其不僅能提升醫院檔案管理的水平，也能實現醫院檔案信息化建設，促進檔案管理信息化、一體化和數字化發展，提升醫院服務質量。隨著我國醫療體制改革的不斷深入以及國家對醫院綜合實力要求的提高，醫院在日常醫療服務過程中產生的醫療檔案數量會逐年增加，可見運用PDCA循環聯合互聯網模式在醫院檔案管理工作中具有重要意義。

       注釋

[1]程斌,王欣.互聯網聯合PDCA循環管理模式在醫院人事檔案管理中的應用價值[J].中國衛生產業,2022,19(04):63-66.

[2]李智慧.PDCA循環管理在醫院印章檔案管理中的實證應用研究[J].黑龍江檔案,2021(01):159-160.

[3]黃宇.“互聯網+”聯合PDCA循環在醫院檔案管理中的應用[J].蘭臺內外,2022(20):25-27.

[4]趙希彥,房鑫,張雨桐.PDCA循環在醫院科技檔案管理中的應用[J].黑龍江科學,2020,11(07):132-133.

[5]鄧沛敏.PDCA循環管理理論在醫院科技檔案管理中的應用探究[J].辦公室業務,2019(07):124.