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城建紙質檔案與電子檔案并行管理分析

时间:2023-04-26     作者:劉敏【转载】

進入信息化時代后,城建紙質檔案同電子檔案進入融合管理階段。要想做好檔案管理工作,就需要將紙質檔案同電子檔案的優勢綜合利用起來,推進檔案資源優化整合,進而最大程度發揮檔案的功效。提出對城建紙質檔案電子檔案并行管理的措施。

 

隨著人類社會進入信息化時代,數據已經滲透到人們生活的方方面面。在大數據時代背景下,信息發展速度較快,這在一定程度上促進了檔案管理效率的提升。城市建設檔案館作為城市建設檔案歷史重要守護者,要想更好地服務社會大眾,需要激自身潛能,檔案信息化,從而切實普通百姓服務。在城市建設檔案管理中,可以建設在線接系統,以確保實現對電子檔案良好類與整合。總之,城建檔案數化的推進,一方面可以保證城建檔案信息化建設工作持續、穩定、健康發展,另一方面也為人們的生活帶來了諸多便利。

城建檔案數字化管理優勢以及特征分析

檔案數字化管理應用現代計算技術網絡技術對傳統檔案管理模式進行優化提升,從而逐步提升檔案管理質量。傳統紙質檔案管理,檔案數字化管理具有在線收集、集成化管理,安全性高優勢。當前,城建檔案數字化管理一般是通過物聯網、云計算技術等構建多元化、智能化管理制度,使用先進數字檔案信息管理系統做好對檔案信息的處理等工作,逐步優化創新檔案管理服務。城建檔案數字化管理工作的內容之一是對城市發展建設中環節項目資料進行收集,繼而完善信息庫內容。

可以目錄數據作為基本檢索入口,利用計算機技術進行多項目錄數據集中管理。網絡技術的應用使數據處理工作變得更加高效。在工作過程中,可以將數據信息在線錄入計算機,實現對檔案信息的管理;也可以對不同地點數字信息內容進行集中整合處理,提升專題檔案服務質量檔案信息集成化管理水平,滿足民眾對檔案服務的需求。同傳統檔案,數字檔案具有存儲密度高的優勢,并且檔案信息安全有著較高要求,一旦信息管理存在不規范現象,就容易出現安全問題,并造成較大損失。

建設數字化檔案管理平臺的過程中,做好數字檔案信息收集和歸檔,將類型不同的傳統檔案變為數字檔案,可以實現對不同載體檔案全面優化,不僅有利于檔案復制,也有助于在信息重組的過程有效控制各項成本。傳統檔案實現數字化之后,民眾就能從網絡環境中得到需的檔案資料,如此可以提升檔案的利用效率。從檔案管理數字化出發,檔案原件做好保護工作,確保庫存檔案數字備份并可以得到相應保護,從而提升檔案信息管理的安全。

城建紙質檔案和電子檔案并行管理的意義

隨著現代化技術發展,我國社會面貌有了較大的變化,多個行業的信息化程度逐步加深,傳統檔案管理形式也進行變革,引入了信息化技術手段,并因此出現了各種類型的電子檔案。從目前的發展實際來看,傳統紙質檔案管理相比,電子檔案管理著十分明顯的優勢,但是紙質檔案管理也具有一定的重要性,具備可安全功能,對城市發展著重要的參考和記錄價值。

隨著社會經濟的發展,城建檔案面臨諸多挑戰。因此,對檔案管理模式進行及時革新迫在眉睫。推進城建紙質檔案和電子檔案融合發展并行管理,能夠在一定程度上推動經濟社會的穩定發展。

在城建檔案管理中,紙質檔案電子檔案具有各自不同的發展優勢,并且可以實現不同類型的高質量信息傳遞。紙質檔案發展時間較長,在造紙術發明后,人們便開始文字的形式一些信息呈現在紙上,因此,紙質檔案作為一種重要的信息載體,發揮著重要功能。與此同時,隨著科技的發展社會的進步,電子信息技術普遍應用人們的工作生活中,城建檔案對電子檔案的應用更為普遍,相對應,檔案電子化管理工作內容逐漸增多。電子檔案具有較強的時效性、便捷性,更加符合目前社會發展的需求,然而,城建檔案紙質檔案的依賴較高,因為紙質檔案可以較為真實記錄城市發展變遷的信息,電子檔案相比具有較強的說服力。長期以來,紙質檔案作為重要的信息載體,可以對城建檔案資源進行保存管理。總之,在城建檔案管理工作中,紙質檔案和電子檔案是兩種十分重要的檔案信息載體,二者共同構成了完整的有機整體。紙質檔案和電子檔案并行管理僅可以充分發揮兩者的優勢,也可以使二者進行互補,從而提升城建檔案服務效能。不僅是社會發展對城建檔案管理工作的要求,是城建檔案管理工作自身發展的具體要求。

紙質檔案電子檔案并行管理的措施分析

革新檔案管理觀念

新時期城建檔案管理過程中,需要檔案管理的具體情況為基準,創新元素逐步融入檔案管理中,推進電子檔案和紙質檔案并行管理。在具體工作中,要創新檔案管理模式和方法,提升檔案效率和水平。比如,電子檔案進行歸檔的過程中,可使用計算開展檔案資料分檔和拷貝等工作,以及量文件轉移工作。在實際管理過程中,可以應用雙套制管理模式,在制作電子檔案的同時,做好對紙質檔案備份工作,從而逐步推進紙質檔案向數字化方向發展,確保紙質檔案和電子檔案實現共同存儲應用管理。同時可以使用雙軌制管理式,便在一定程度上促進電子檔案紙質檔案共存。

工作人員在處理重復文件,可以根據實際情況為其選擇合適的管理形式,以全面提升檔案管理效率。由于電子檔案和紙質檔案在收集時間、保方式等方面一定區別,所以在檔案并管理中,應根據紙質檔案和電子檔案的特征,做好不同管理系統的應用,實現檔案信息的分類操作、保存利用等。具體而言,可以在兩個系統中建立通道,以便順利地信息從一文件轉移到另一個文件中,保證業務處理一致性。在對紙質檔案和電子檔案進行并行管理的過程中,應注重結合目前科技的發展狀況對管理模式進行創新,確保檔案管理滿足時代發展的要求。

為了使不同管理模式在實際應用中發揮優勢,一般會使用恰當檔案管理體系進行規范管理,尤其是城建檔案管理中,一般紙質檔案管理體系與電子檔案管理體系并行,進二者融合。這種方式不僅可以確保檔案管理長期存在有效,有助于實現對紙質檔案整理和,以及對其的數字化轉化。發揮電子檔案管理優勢,使檔案管理具有一定的便捷性規律性,在實際應用中,需要在某些情況下使用紙質檔案,以便及時彌補檔案管理出現的某些失誤。創新檔案管理模式,要求對檔案進行完善優化,也要求紙質檔案電子檔案進行同步歸檔,確保檔案管理可靠性和真實性,促進檔案管理工作有序開展。

檔案管理工作中,傳統的城建檔案管理工作人員往往不能完全掌握全新的檔案管理方法管理理念,導致檔案管理質量逐步降低;而新上任的檔案管理工作人員往往會電子檔案管理模式更加深刻的認知,管理質量也會在其管理下逐步提升。然而,并不是所有工作人員可以完全適應這兩種不同的管理形式。因此,城建檔案管理工作人員應該相互了解,做好培訓工作,掌握較多的計算機相關知識,確保檔案管理質量得到提升。在檔案管理工作進程中,不是選擇電子檔案管理還是紙質檔案管理,都必須保證管理的規范。在具體管理實踐中,由于電子檔案管理與紙質檔案管理還存在較多沖突,要求管理單位做好規劃管理工作,以便逐步完善檔案管理制度,優化檔案管理環節,促使檔案管理在審批、規劃環節出并行管理的優勢。

檔案管理和數字化外包工作

檔案管理工作人員要要求對科技檔案、會計檔案、實物檔案、文書檔案等做好規范整理,同時為其編寫目錄相關說明。為了使紙質檔案和電子檔案長期協調發展,有必要對該項工作范疇內的人、、等進行綜合統籌管理,將其作為檔案數字化基礎,通?梢苑峙分期在幾年內加強對歷史遺留檔案整理,實現對其的數字化。為了提升工作效率,以適當委托專業公司負責該項工作,數字化外包工作中,加強對以下問題關注。首先,簽訂合同時,明確檔案數字化的內容、價格以及完成時間。與此同時,必須對多技術標準進行明確,包括圖像分辨率、原文格式以及備份介質。其次,必須簽訂保密協,內容包括禁止外包單位工作期間留存、下載、使用檔案中的任何具體信息。同時明確指出,一旦出現泄密,據合同規定追究相關責任人的法律責任。外包單位則需要做好對參與此項工作的人員信息審查以及登記等工作,讓所有工作人員簽訂保密協議,確保檔案數字化工作開展的安全性。

創新檔案管理形式

為了實現對城建紙質檔案電子檔案并行管理,需要創新檔案管理形式。具體而言,可以利用電子檔案容易保存的特,將其融入紙質檔案管理過程中,有效彌補紙質檔案管理存在不足,確保紙質檔案同電子檔案實現并行管理。所以,在創新檔案管理形式時,要求依據城建檔案的具體管理情況對檔案管理形式進行優化,實現對相關內容與信息電子檔案歸檔和紙質檔案歸檔,保證檔案真實完整。

強化檔案管理人員的信息意識,注重培養專業人才

當前,城建檔案數字化建設范圍較廣,大部分區域城建檔案電子檔案的形式進行保存,同時紙質檔案作為補充。城建檔案數字化不能局限形式的數字化,而是將檔案作為重要的信息資源,提高檔案管理工作人員的信息意識,構建信息念,通過數字信息技術集中挖掘開發檔案信息,提升城建檔案的利用價值。另外,在推進城建檔案數字化進程中,逐步提升檔案管理工作人員的素質。尤其是目前的管理中,培養更多專業技術人才,加強對其的專業化培訓,同時更新相關技術設備,城建檔案數字化管理提供人才保障。

推進檔案保密工作

檔案數字化處理系統一般需要使用封閉性獨立網絡,不能與外界互聯。如果需要使用計算機系統處理相關數據,可以利用光驅和USB設備。檔案數字化處理過程,現場所有工作人員不能攜帶私人存儲設備,需要在場外集中存放手機。另外,檔案數字化處理現場需要安裝消防系統、監控系統以及防盜報警系統,為以后調卷歸卷工作打下基礎。在調卷時,工作人員需要對檔案進行逐卷、逐盒清點。對于需要移交的檔案,要移交雙方簽字進行仔細核對。在歸卷過程中,工作人員必須清點檔案,確保檔案數目無誤,同時做好質量檢查工作,以便及時解決漏頁、倒頁以及散頁等問題。

實現建章立制

城建檔案管理過程,為了銜接紙質檔案電子檔案,要求從轉換范圍、管理細則和對接手續等方面做好制度建設,智能化管理打下一定基礎。具體而言,要確定檔案信息的載體、硬件要求、轉換方式、存儲格式,等等。同時,電子檔案格式標準做好規定,這將為不同載體檔案進行轉換銜接提供一定的便利。

逐步建立檔案管理規章制度,確定級別領導、檔案管理工作人員的職責范圍,量化檔案管理工作考核標準,并在完成相關考核第一時間歸檔。制定可行性的檔案管理制度,設立獎懲制度,通過種方式提檔案管理工作人員的責任意識。

加強檔案移交管理制度確立,檔案移交過程做好整理造冊等相關工作。在具體的檔案移交過程中,要在移交雙方確定沒有疑問之后,才能進行移交簽字。

明確檔案管理工作人員開展檔案管理工作,因為保管方式不當出現檔案損毀問題,必須追究檔案相關責任人的責任。為了避免此類問題頻繁發生,應使用合理的技術措施督檔案管理工作人員,以免越權的情況出現。

需要注意的是,要逐步提高檔案管理工作人員的工作能力和業務素質,提升其工作積極性,端正其工作態度,通過這種方式,降低檔案管理工作中操作失誤。

綜上所述,城建檔案管理工作,紙質檔案電子檔案具有不同的特征,對其進行并行管理增加檔案管理難度,這會影響檔案管理工作轉型升級的進程。因此,應該檔案管理實踐積累經驗教訓,從檔案管理工作實際情況出發,多角度觀察,分析檔案管理工作中存在的問題采取相應的措施,從而逐步提升檔案管理工作質量,推進檔案管理工作數字化、現代化方向發展。

 

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