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雙一流建設背景下高校智慧檔案館建設研究

时间:2023-04-26     作者:王靜1 劉莉莉2 1.安徽中醫藥大學檔案館;2.安徽開放大【转载】


隨著“雙一流”建設戰略決策的提出,高校檔案館為實現“雙一流”建設目標和任務,以現代化信息技術為抓手,在智慧校園的框架內,積極建設高校智慧檔案館。通過分析“雙一流”高校智慧檔案館的建設現狀和存在的問題,堅持以智慧創新、共享共建、統籌規劃、分期實施、安全第一、實用可靠為建設原則,結合!半p一流”建設的工作實際,探究“雙一流”背景下高校智慧檔案館建設方法與路徑。


“雙一流”建設,即建設世界一流大學和一流學科,是中國高等教育領域繼“211工程”“985工程”之后的又一國家戰略,是黨中央、國務院在新的歷史時期為加快我國高等教育強國建設作出的重大戰略決策和部署。在建設“雙一流”的過程中,高校檔案館保存的各類檔案資源在學校的整體建設、優勢學科建設、高校特色建設等方面發揮了不可小覷的作用。隨著大數據、人工智能、云計算等新興信息技術被應用各行業、各領域,高校也積極利用信息化手段提學校管理水平和管理效率,提服務師生的能力。繼開展“智慧校園”建設之后,高校智慧檔案館建設也被提上日程,成為建設“雙一流”高校的重要舉措之一。

高校智慧檔案館的建設現狀和存在的問題

建設現狀

由于國家目前并沒有對“智慧檔案館”作出具體的定義和統一的建設方案,自2013年青島市政府率先開展智慧檔案館建設后,一些高校也開始積極探索建設智慧檔案館的路徑,借鑒數字檔案館的建設經驗來打造本校的智慧檔案館,這樣建設出來的智慧檔案館從本質上還是升級版的數字檔案館。據了解,目前全國“雙一流”高校完全建成智慧檔案館的尚在少數,大多數都處于分期規劃建設的某一階段或者停留在建設數字檔案館階段。

存在的問題

缺乏整體的科學規劃和政策指導

高校在“雙一流”建設時,更多考慮往往是整個學校的特色優勢、平臺建設、成果轉化、人才培養、師資隊伍等方面的規劃,忽略了能夠為教學科研提供輔助的相關檔案信息資源,沒有將智慧檔案館建設納入到高校“雙一流”建設中來。在規劃建設智慧校園之初,沒有將智慧檔案館融入其中,高校內各部門的業務系統都采用了不同的技術參數和接口,系統里的數據格式也不盡相同,導致智慧檔案管理系統無法抓取各個系統里的數據資源。再者,“十四五”全國檔案事業發展規劃》等國家法規政策中并沒有提及“智慧檔案館”一詞,國家也尚未出臺智慧檔案館有關的法律法規,因此,“雙一流”高校在建設過程中缺政策的領導和支持,大部分高校只是參照智慧校園、數字檔案館等方面的建設方案和標準去建設智慧檔案館。

檔案資源特色不明顯

一流大學檔案館需要建設完善的檔案資源體系最優的檔案資源結構,凸顯“雙一流”高校智慧檔案館的內涵。根據教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》中規定,各個高校檔案館中都保存著黨群、行政、學生、教學、科研、基建、產品生產、出版物、外事、財會等十一類檔案,涉及本校辦學特色、歷史文化方面的館藏資源較少,高校檔案資源同質化現象較嚴重、結構單一,“雙一流”高校智慧檔案館的建設亮點不夠突出。

基礎設施不完善

智慧檔案館是信息發展的產物,是一項復雜的工程,無論是高校智慧檔案館還是公共檔案館的智慧化服務都離不開大數據、云計算、“互聯網+”、物聯網等技術手段以及網絡版檔案管理系統、智能密集架、庫房恒溫恒濕系統、消防系統等軟硬件設備。智慧檔案館的設施經費主要來源國家財政經費,高校經過綜合考量、全盤性規劃,最終用于智慧檔案館建設的資金就顯得捉襟見肘。新技術手段和軟硬件設備的不完善是阻礙高校智慧檔案館建設的重要因素。筆者通過對幾所“雙一流”高校檔案館進行調研發現,大多數在建的高校智慧檔案館的基礎設施都沒有一次性配備到位,大多處于分期建設的階段。

“雙一流”高校智慧檔案館建設目標與原則

建設目標

高校智慧檔案館建設以“雙一流”建設標準,以提高服務管理能力為抓手,實現高校檔案管理信息系統及實體管理的信息化、自動化、智能化,整合高校的學科建設、人才培養、學生管理、教育發展等多方面、多層次的檔案信息資源并進行知識化管理,主動挖掘和感知用戶感興趣的信息,并實時推送給廣大師生及校友,在檔案館、檔案工作者、檔案使用者之間建立起良性循環的服務機制,實現檔案收、存、管、用的融合交互與良性發展。

建設原則

首先,堅持以人為本、為師生服務的原則。智慧檔案館的建設不僅需要先進的技術支撐,還必須要堅持以師生的需求為導向。建立高校特色檔案資源庫,將高校檔案館打造成檔案信息資源中心、智慧檔案服務中心、校史文化查詢中心等新型檔案館,為廣大師生提供更全面的服務。其次,堅持智慧創新、共享共建的原則。高校智慧檔案館需要以智慧化技術為引導,創新的服務方式去滿足不斷變化的用戶需求。整合網絡通信設施,規范檔案數據標準體系,與學校各學院的管理系統和平臺綜合協調,實現檔案信息資源的共享共建。再,堅持統籌規劃、分期實施的原則。智慧檔案館的建設應當根據高校各自的發展規劃以及檔案館的基本框架和要求統籌規劃、綜合考量,按照循序漸進、分期實施等原則進行實施。最后,要堅持安全第一、實用可靠的原則。大數據時代,高校智慧檔案館在建設過程中既要保證檔案的安全性,同時還要加強檔案信息資源的安全措施。減少復雜的流程設計,采用成熟的硬件設備、軟件系統,以及設計扁平化的網絡架構。同時制定突發事件的應急預案,確保檔案數據不受影響。

“雙一流”建設背景下高校智慧檔案館建設路徑初探

做好高校智慧檔案館頂層設計,納入智慧校園總體規劃

“雙一流”建設需要深度融合高校各方面素,高校智慧檔案館作為“雙一流”建設檔案信息資源支撐,應主動融入“雙一流”建設發展戰略體系,事先做好頂層設計。高校智慧檔案館的規劃、建設、使用以及管理是一個復雜的工程,其中的每個部分都會影響全局,所以在建設智慧校園的初期就要把智慧檔案館的規劃、設計和如何實現納入其中,進行整體規劃和跟進實施,其技術規范標準等要遵循智慧校園總體框架(GBT363422018)的相關標準規范,盡早在智慧校園的基礎設施層、支撐平臺層、應用平臺層等層面部署智慧檔案館的相關技術參數和接口,與智慧校園建設接軌,避免成為智慧校園中的“信息孤島”“數據黑洞”。例如,安徽中醫藥大學檔案館在規劃智慧檔案館初期,積極與學校網絡中心、辦公室、學生處、教務處等各業務部門進行對接,確保數據接口和技術參數保持一致,使業務部門的數據在智慧校園的框架內正常轉和歸檔。再者,筆者認為做好高校智慧檔案館的頂層設計還需堅持前端控制理念和全程管理理念,設計階段就實施有效控制,盡可能把對電子文件全程管理的所有要求體現在各業務系統之中,避免高校各行政部門以及院系業務系統中的文件資料處于失存、失控、失信、失用的狀態。                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

推進高校智慧檔案館基礎設施建設,打造智慧檔案管理云平臺

“數字檔案館給檔案館帶來了檔案信息管理的革命,而并非檔案管理革命!比欢,高校智慧檔案館則是依托大數據、人工智能、物聯網、云計算等現代信息技術對檔案館的人員、實體檔案、檔案信息系統、庫房、樓宇建筑等方面實現檔案管理模式的變革。實現對檔案的智能化管理、檔案實體存放環境的智能化管理、檔案實體存放安全的智能化管理,打造智慧檔案管理云平臺。利用RFID無線射頻識別技術對檔案實體實現一一對應的電子標簽管理。檔案庫房一體化管理系統針對智能密集架管理系統、庫房安防系統、恒溫控制系統、恒濕凈化消毒控制系統、煙霧氣體報警或高壓細水霧消防系統、電子檔案管理系統、漏水報警系統等設備并對其進行統一管理。庫房內的重要設備設置遠程報警功能,一旦觸發警報,學校數據庫和檔案庫房同時進行聲光報警,報警信息通過監控平臺給檔案工作人員發送手機短信或電話報警,實現對庫房的全天候自動監測,集中監控、集中管理。

構建以用戶需求為中心的服務模式,實現高校智慧檔案館的泛化服務

一流大學的檔案館必須以提供一流的檔案服務為目標,樹立隨時隨地為用戶服務的理念。滿足檔案用戶的多樣化信息需求是建設高校智慧檔案館的最終目標。高校智慧檔案館堅持一切從用戶的角度出發,利用語義網技術、三網融合技術、云計算和大數據等智能化技術手段,根據師生用戶以及歷屆校友在檔案管理系統中的查詢搜索痕跡和興趣主動分析其信息需求,積極與師生用戶進行交互,提供嵌入式知識服務,并且主動向用戶推送檔案的個性化搜索以及個性化的檔案信息,實現一站式服務。例如,可以在智慧檔案館網頁或者檔案管理系統中自動彈出搜索頻率較高的詞條或者是關鍵詞,主動提供給目標用戶。同時,泛化的網絡環境和智能技術拓展了高校智慧檔案服務的時間和空間,通過微信平臺公眾號微信小程序“掌上智慧檔案館”實現檔案信息服務的移動化,檔案利用者可以隨時隨地查閱檔案。高校智慧檔案館為廣大檔案用戶提供“無所不在”的檔案信息資源,極大地提高了服務效率。

深度挖掘高校特色檔案信息資源,實現向知識管理型檔案館轉型升級

傳承創新優秀文化是“雙一流”高校建設任務之一。高校檔案館作為愛國主義教育基地,需要將具有本校特色的一流大學精神和大學文化展現給廣大師生校友,做好立德樹人的工作。這就要求高校檔案館不能滿足于簡單的檔案收、存、管、用等業務,還需契合“雙一流”的建設需求,在高校特色文化編研、科研等方面下功夫。隨著知識經濟時代的到來,檔案管理逐漸向檔案知識管理發展,更加關注檔案文件中隱藏的有價值信息,特里·庫克也提出要“把著眼點從信息轉移到知識上(探尋、傳播、理解),從建立數據庫到建立知識庫上。高校智慧檔案館運用一系列的知識對檔案信息資源進行知識管理,如利用智能搜索引擎、數據分析與挖掘、語義分析與知識發現等技術找出檔案文件內在的關聯,分析文書檔案、教學檔案、學生檔案、基建檔案等高校各類檔案數據庫的特點加以整合,形成具有新的聯系的檔案專題知識數據庫或者是具有學校歷史文化特色的檔案資源等。對于中醫藥高校來說,需要檔案館員運用知識管理方面的技術充分挖掘中醫藥院校特色的中醫藥典籍檔案、臨床醫學檔案、中醫藥名人檔案、中醫藥文化檔案等特色檔案進行編碼,進而形成系統的研究成果,向廣大師生校友進行知識推送,從而實現向知識管理型檔案館的轉型。

建立健全智慧檔案館建設的制度性文件,完善檔案治理體系

中共中央辦公廳、國務院辦公廳“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確提出,“全面推進檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設”。健全和貫徹良好的檔案管理機制、政策法規等制度,是推進檔案事業健康發展的前提和基礎。因此,想要建設好智慧檔案館,健全、完善的法律法規、方針政策是首要保障。然而,筆者在查閱和搜索相關智慧檔案館建設規范方面的資料時,僅能搜索到與數字檔案館相關的建設規范文件,并且在智慧檔案館建設標準方面及其涉及到與其相關的大數據、云計算、物聯網等新興信息技術方面均尚未出臺相關的方針政策和法律法規。目前很多高校對于建設智慧檔案館的理念是比較認可的,但至于怎么建設、設計和規劃卻無從下手,拿不出具體的建設方案。針對這些問題,國家應盡快推進智慧檔案館建設指南等文件的出臺,覆蓋智慧檔案館的建設標準和原則、運行和管理機制等方面,以保證智慧檔案館建設的全面、規范、合理。使得高校在建設智慧檔案館時有法可依、有規可循,進一步提高依法治檔的能力,完善檔案治理體系。

 

參考文獻

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